Planejamento de eventos - Como fazer um cronograma de eventos

O planejamento de eventos é essencial para qualquer organizador, dos mais experientes aos iniciantes. Não há evento de sucesso que comece e termine sem cronograma bem definido de datas, pagamentos, retiradas, serviços, enfim, tudo o que envolve um plano estratégico de eventos. No post de hoje vamos apresentar dicas de como fazer um planejamento de eventos e fazer um cronograma de eventos alinhado e rentável para você organizador!

PLANEJAMENTO DE EVENTOS: ANALISE E DIFERENCIE OS PÚBLICOS NA HORA DE MONTAR O CRONOGRAMA DE EVENTOS

Ao traçar o planejamento estratégico dos eventos que pretende realizar, o primeiro passo é diferenciar cada evento de acordo com o público-alvo. Cada evento tem um apelo diferente e um grupo de pessoas que se interessa mais que os outros, portanto cabe ao organizar analisar o que está em alta no mercado nacional e criar um cronograma de eventos que pretende organizar. Aqui no blog mesmo já postamos um conteúdo voltado à identificação dos consumidores: Você conhece o público que vai aos seus eventos?

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GRANDES ACONTECIMENTOS E O IMPACTO NO CRONOGRAMA DE EVENTOS

Sempre que começa um ano é preciso olhar para o calendário antes de montar o planejamento de eventos. O que vai ter de diferente durante o ano? Em 2014, por exemplo, a Copa do Mundo movimentou milhões de reais em eventos por todo o Brasil… em 2016, as Olimpíadas atraíram turistas de centenas de países e você, como organizador, pode aproveitar e pensar em eventos para receber este público. Pense que as pessoas não vão ficar apenas ligadas nos esportes olímpicos, elas buscam entretenimento para aproveitar ainda mais o dia.

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NEGOCIE OS MELHORES CONTRATOS

Uma das vantagens de preparar eventos com antecedência é que você ganha um bom tempo para negociar melhor os contratos de locação de espaços e serviços, por exemplo. No caso dos espaços, você pode fechar um contrato que viabilize duas, três, quatro reservas distribuídas ao longo do ano… Assim o preço final certamente será menor do que a locação em cima da hora.

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Veja mais! Quais os tipos de contratos para prestação de serviços em um evento?

ESTRATÉGIA, QUAL SERÁ A SUA NO PLANEJAMENTO DO EVENTO?

O planejamento estratégico de eventos só traz benefícios ao organizador. Do tempo que ganha por cuidar de tudo com antecedência, passando pela possibilidade de negociar melhores condições financeiras, o fato é que um cronograma estratégico e bem definido pode representar o cenário perfeito para a virada em sua carreira. Também não se esqueça de conversar com outros organizadores (o bom e velho networking).

Tem alguma dica bacana sobre planejamento e cronograma de eventos? Compartilhe com a gente!

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