Como organizar um evento de sucesso! Confira dicas e passo a passo

Como organizar um evento - Passo a passo e dicas

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Confira neste post 10 dicas de como organizar um evento memorável e conquistar o resultado que tanto busca com a divulgação e venda de ingressos!

O Brasil é um dos países com o maior número de eventos por ano, principalmente se considerarmos grandes centros urbanos como São Paulo, Belo Horizonte,Porto Alegre ou Rio de Janeiro. Na capital paulista, por exemplo, são milhares de eventos todos os anos e que movimentam milhões de reais a partir da contratação de fornecedores, de atrações artísticas, na área de decoração, alimentação e também a partir da venda de ingressos online.

Organizar um evento, seja um show, evento social, uma palestra, um curso ou seja qual for o tipo ou tamanho do evento, requer muita dedicação e atenção à diversos detalhes, sendo necessário planejamento e muito jogo de cintura para lidar com fornecedores, patrocinadores e público. E para te ajudar nessa tarefa, preparamos um  10 dicas de como organizar um evento memorável:

COMO ORGANIZAR UM EVENTO?

Quando pensamos em um passo-a-passo de como organizar um evento, algumas dicas são fundamentais para fazer aconter. Para auxiliar neste processo, separamos 10 dicas para organizar um evento memorável, confira!

1 – Como controlar e definir o orçamento do evento

Uma das primeiras coisas que o organizador do evento precisar ter em mente é o budget (valor disponível para organizar o evento), a partir dessa definição, todo seu trabalho gira em torno de um orçamento para viabilizar o evento. Definir valores na hora de organizar eventos é essencial para evitar imprevistos e ter mais controle sobre o que pode (ou não) oferecer ao público. Neste momento, ter uma planilha organizacional de entradas e saídas, pesquisar bem os valores praticados no mercado e negociar cada contrato, são alguns detalhes fundamentais. Facilite o controle do seu evento, baixe grátis a planilha de orçamento de evento.

Para definir o orçamento do evento, o organizador do evento primeiramente precisa fazer algumas cotações básicas, por exemplo, saber quanto custa tal atração, valor do aluguel do espaço em que será realizado o evento… com uma base de preços fica um pouco mais fácil de se fazer uma projeção de custo.

Veja mais! 5 dicas para evitar prejuízo em seu evento.

2 – Planejamento do evento

Data, horário e local: tão importante quanto escolher o tema do evento, é escolher data, horário e local. Organizar eventos durante a semana, por exemplo, são mais indicados para eventos de determinado segmento ou para atingir nichos, para eventos que você busca atingir um grande público, pense nos finais de semana. Para não errar na hora de organizar eventos, primeiramente, abra o calendário de eventos do ano e veja quais são as melhores oportunidades: um evento de páscoa? Réveillon? Carnaval fora de época?  Pesquise também se na região acontecerão outros eventos no mesmo dia e que possa envolver de alguma forma o seu perfil de público.

Tente sempre ter um prazo confortável na organização do evento, assim além de ter mais tempo para tomar decisões, será possível aumentar o tempo de divulgação e até mesmo conseguir melhores preços e prazos de pagamento nas contratações necessárias para o evento.

Aproveite para baixar grátis a planilha de planejamento de evento desenvolvida pelo AppTicket e facilite ainda mais todo controle do seu evento.

3 – Fornecedores para evento

Quando começar a cotar fornecedores para o evento, peça pelo menos duas opções, por exemplo, para locar um espaço para realizar o evento, veja quanto custa no dia preferido, mas veja também um outro dia da semana ou até mesmo um outro horário. Já se estiver cotando para o evento equipamentos de áudio e vídeo, solicite a cotação separada dos itens e o valor se fechar todos.

Dessa forma você terá mais flexibilidade para negociar valores, conseguir os melhores preços na locação de mesas e cadeiras, no Buffet, na confecção de brindes, entre outros serviços, é papel de todos os organizadores de eventos. Uma boa dica neste momento é consultar profissionais da área e ter um check-list de empresas que trabalham com o que você precisa. Faça parcerias ou permutas e economize no seu evento.

Veja mais! Quais os tipos de contratos para prestação de serviços em um evento?

4 – Patrocínio, apoio e permutas no evento

Pouco dinheiro para organizar o evento? Procure patrocinadores! Organizar um evento com pouco dinheiro é bem complicado, de fato, mas encontrar os patrocinadores para o seu evento pode ser a melhor saída para conseguir o capital necessário para investir na estrutura, contratação de artistas, para pagar fornecedores e em todas as áreas da organização. É possível organizar um evento com pouco dinheiro! É preciso ter criatividade, fazer boa escolhas e até optar opções mais em conta ou até mesmo gratuitas para seu evento.

Uma boa dica é conversar com empresas que tenham algo relacionado com o evento. Por exemplo, ao organizar um show sertanejo, entre em contato com marcas de instrumentos musicais, bebidas ou de moda com foco neste gênero. Para o patrocinador ou apoiador do evento, é sempre uma ótima oportunidade de divulgação… Para você, é um meio para obter investimento e fazer o evento acontecer.

Aproveite para baixar grátis o modelo de pedido de patrocínio para evento e confira de dicas de como apresentar de forma simples e o objetiva a proposta de patrocínio do seu evento a possíveis patrocinadores.

Veja mais! Dicas de como achar patrocinadores para o seu evento.

5 – Como divulgar um evento

O público precisa conhecer seu evento. Para tal, divulgar seu evento na internet é uma alternativa economicamente mais viável e com grandes possibilidades de acerto, principalmente se considerarmos a força das redes sociais. No site do AppTicket você encontra as melhores funcionalidades para montar seu evento online e começar a divulgar informações, fotos, vídeos e o que mais julgar necessário. Veja como criar um evento grátis no AppTicket.

A divulgação do evento é tão importante para conquistar o público e encantar os patrocinadores, veja neste ebook gratuito como divulgar seu evento e conquistar mais participantes.

6 – Como vender ingressos online

Para vender mais ingressos do seu evento, a estratégia é fundamental. Com o AppTicket você tem o suporte necessário para alcançar seu público-alvo onde ele está: nas redes sociais. A venda de ingressos online via AppTicket é simples, segura e prática tanto para quem compra pelo computador, tablete ou celular, como para quem organiza o evento.

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7 – Dedicação

Mão na massa: outra dica fundamental na hora de organizar um evento de sucesso é se dedicar ao máximo no dia do evento. Não poupe esforços para fazer tudo acontecer conforme o combinado e de acordo com seu planejamento. Imprevistos podem acontecer e você deve estar preparado para encarar todos os desafios com entusiasmo.

8 – Compartilhe conteúdo

Seu público quer saber o que está acontecendo no evento. Utilize o site do evento no AppTicket para divulgar detalhes exclusivos, e também as redes sociais para compartilhar fotos e vídeos em tempo real, bastidores, promoções e muito mais. O mesmo vale após o fim do evento… mantenha um contato saudável com seu público e não deixe de alimentar o site do evento e as redes sociais.

9 – Pagamento de fornecedores

O combinado não sai caro, não é verdade? Realize o pagamento de todos os fornecedores conforme o combinado, respeite prazos, condições e demais detalhes estabelecidos antes do evento. Com tudo na ponta do lápis você mantém sua palavra e valoriza os eventos que levam sua assinatura.

10 – Balanço final do evento

Analisar erros e acertos é essencial na hora de fechar o balanço do seu evento. O que deu certo? O que não saiu como o planejado? Coloque na ponta do lápis todos os números e analise de maneira criteriosa todas as etapas, valores gastos, contas que extrapolaram o orçamento, etc. Este documento será fundamental não somente para entender o que passo, mas também na hora de se planejar para os próximos eventos.

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Modelo de relatório pós-evento


Publicado por Equipe AppTicket no dia 06 de Outubro de 2017
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