Como organizar um evento - Veja passo a passo, dicas de como organizar eventos e vender ingressos online

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Confira 10 dicas de como organizar um evento de sucesso e conquistar o resultado que tanto busca! Veja passo a passo, dicas de como organizar eventos, como divulgar e vender ingressos online!

Como organizar um evento

O Brasil é um dos países com o maior número de eventos por ano, principalmente se considerarmos grandes centros urbanos como São Paulo, Belo Horizonte, Porto Alegre ou Rio de Janeiro. Na capital paulista, por exemplo, são milhares de eventos todos os anos, como shows, festas, eventos esportivos, apresentações, feiras, palestras, congressos e diferentes tipos de eventos que movimentam milhões de reais a partir da contratação, e geram diversos empregos diretamente para o setor de eventos para fornecedores, artistas, produtores de evento, seguranças, staff, cenógrafos, técnicos de áudio, de iluminação, músicos,  na área de decoração, alimentação e também na geração de empregos de quem oferece plataformas de venda de ingressos online.

Organizar um evento, seja um show, evento social, uma palestra, um curso, um workshop, um evento esportivo ou qual for o tipo ou tamanho do evento, requer muita dedicação e atenção à diversos detalhes na organização. Sendo necessário planejamento e muito jogo de cintura para lidar com fornecedores de eventos, patrocinadores e público participante. E para te ajudar nessa tarefa, preparamos um post com 10 dicas de como organizar um evento de sucesso, que vai te ajudar com o passo a passo, dicas de planejamento de eventos, além de ideias que vão te ajudar na organização de eventos!

COMO ORGANIZAR EVENTOS

Quando pensamos em um passo-a-passo de como organizar um evento, algumas dicas são fundamentais para fazer acontecer. Para auxiliar neste processo de planejamento, separamos 10 dicas para organizar um evento memorável, confira!

1 – Como controlar e definir o orçamento do evento

Uma das primeiras coisas que o organizador precisar ter em mente na hora de organizar um evento é o budget (valor disponível para organizar o evento), a partir dessa definição, todo trabalho do produtor gira em torno de um orçamento para viabilizar o evento. Definir valores na hora de organizar eventos é essencial para evitar imprevistos e ter mais controle sobre o que pode (ou não) oferecer ao público. Neste momento, ter uma planilha organizacional de entradas e saídas, pesquisar bem os valores praticados no mercado e negociar cada contrato, são alguns detalhes fundamentais. Facilite o controle do seu evento, baixe grátis a planilha de orçamento de evento.

Para definir o orçamento do evento, o organizador do evento primeiramente precisa fazer algumas cotações básicas, por exemplo, saber quanto custa tal atração, valor do aluguel do espaço em que será realizado o evento… com uma base de preços fica um pouco mais fácil de se fazer uma projeção de custo.

Veja mais! 5 dicas para evitar prejuízo em seu evento.

2 – Planejamento do evento 

Data, horário e local é tão importante quanto qualquer outra etapa na organização de eventos. Nesse momento você deve ter em mente qual seu possível público e entender hábitos e toda parte demográfica. Por exemplo, organizar eventos durante a semana durante o dia, são mais indicados para eventos corporativos ou de determinado segmentos, seja para atingir nichos ou até mesmo estar atrelado a forma de consumo do evento. Para eventos que você busca atingir um grande público, pense nos finais de semana, afinal, é pouco provável que alguém consiga dar aquela escapada para ir em um show ou apresentação teatral por exemplo. Para não errar na hora de organizar eventos, primeiramente, abra o calendário de eventos do ano e veja quais são as melhores oportunidades: um evento de páscoa? Réveillon? Carnaval fora de época?  Uma festa junina? Pesquise também se na região acontecerão outros eventos no mesmo dia e que possa envolver de alguma forma concorrer com seu público.

Tente sempre ter um prazo confortável na organização do evento, assim além de ter mais tempo para tomar decisões, será possível aumentar o tempo de divulgação e até mesmo conseguir melhores preços e prazos de pagamento nas contratações necessárias para o evento.

Aproveite para baixar grátis a planilha de planejamento de evento desenvolvida pelo AppTicket e facilite ainda mais todo controle do seu evento.

3 – Fornecedores para evento

Quando começar a cotar fornecedores para o evento, peça pelo menos duas opções, por exemplo, para locar um espaço para realizar o evento, veja quanto custa no dia preferido, mas veja também um outro dia da semana ou até mesmo um outro horário vago na agenda. Já se estiver cotando para o evento equipamentos de áudio e vídeo, solicite a cotação separada dos itens e o valor se fechar todos.

Dessa forma você terá mais flexibilidade para negociar valores, conseguir os melhores preços na locação de mesas e cadeiras, no Buffet, na confecção de brindes, entre outros serviços, é papel de todos os organizadores de eventos. Uma boa dica neste momento é consultar profissionais da área e ter um check-list de empresas que trabalham com o que você precisa. Faça parcerias ou permutas e economize na realização do evento.

Veja mais! Quais os tipos de contratos para prestação de serviços em um evento?

4 – Patrocinadores de evento, empresas de apoio e permutas a importância na hora de organizar evento

Pouco dinheiro para organizar o evento? Então procure patrocinadores! Organizar um evento com pouco dinheiro é bem complicado, de fato, mas encontrar os patrocinadores para o seu evento pode ser a melhor saída para conseguir o capital necessário para investir na estrutura, contratação de artistas, para pagar fornecedores e em todas as áreas da organização. É possível organizar eventos com pouco dinheiro! Mas é preciso ter criatividade e ideias econômicas quando o recurso é limitado, fazer boa escolhas e até optar opções mais em conta ou até mesmo gratuitas para seu evento.

Uma boa dica é conversar com empresas que tenham algo relacionado com o evento. Por exemplo, ao organizar um show sertanejo, entre em contato com marcas de instrumentos musicais, bebidas ou de moda com foco neste gênero. Para o patrocinador ou apoiador do evento, é sempre uma ótima oportunidade de divulgação… Para você, é um meio para obter investimento e fazer o evento acontecer.

Aproveite para baixar grátis o modelo de pedido de patrocínio para evento e confira de dicas de como apresentar de forma simples e o objetiva a proposta de patrocínio do seu evento a possíveis patrocinadores.

Veja mais! Dicas de como achar patrocinadores para o seu evento.

5 – Como divulgar um evento

O público precisa conhecer seu evento. Para tal, divulgar eventos na internet é uma alternativa e economicamente mais viável, com grandes possibilidades de acerto, principalmente se considerarmos a força das redes sociais. No site do AppTicket você encontra as melhores funcionalidades para montar seu evento online e começar a divulgar informações, fotos, vídeos e o que mais julgar necessário. Veja como criar um evento grátis no AppTicket.

Quando você começa a organizar um evento, procure ferramentas gratuitas que podem te ajudar em todas as etapas.

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6 – Como vender ingressos online

Quando você começa a pensar em como organizar um evento, é evidente que você já vai imaginar como vender mais ingressos do evento, e ter uma estratégia é fundamental para conseguir tornar lucrativo o evento. Com o AppTicket você tem o suporte necessário para alcançar seu público-alvo onde ele está: na internet! A venda de ingressos online via AppTicket é simples, segura e prática tanto para quem compra pelo computador, tablet ou celular, como para quem organiza o evento.

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7 – Dedicação do organizador de eventos

Mão na massa: outra dica fundamental na hora de organizar um evento de sucesso é se dedicar ao máximo no dia do evento. Não poupe esforços para fazer tudo acontecer conforme o combinado e de acordo com seu planejamento. Imprevistos podem acontecer e você deve estar preparado para encarar todos os desafios com entusiasmo, a vida de um produtor de eventos precisa ser flexível e você precisa contar com pessoas que te dão todo suporte.

8 – Engaje o público e com o conteúdo do seu evento

Seu público quer saber o que está detalhes do evento e com o AppTicket, você cria um site para evento gratuito para apresentar de um jeito profissional. Após criar seu evento, quando for divulgar informações, lembre-se sempre de compartilhar o link da página, assim você pode gerar venda de ingressos. Isso é fundamental quando para atuar nas redes sociais, lá você pode compartilhar fotos e vídeos em tempo real, bastidores, promoções e muito mais e você não pode deixar de ter um site para que o público veja mais detalhes e compre ingressos. O mesmo vale após o fim do evento… mantenha um contato saudável com seu público e não deixe de alimentar o site do evento e as redes sociais.

9 – Pagamento de fornecedores de eventos

O combinado não sai caro, não é verdade? Contrato é fundamental! Realize o pagamento de todos os fornecedores conforme o combinado, respeite prazos, condições e demais detalhes estabelecidos antes do evento. Com tudo na ponta do lápis você mantém sua palavra e valoriza os eventos que levam sua assinatura.

10 – Balanço final do evento

Analisar erros e acertos é essencial na hora de fechar o balanço do seu evento. O que deu certo na organização do evento? O que não saiu como o planejado? Coloque na ponta do lápis todos os números e analise de maneira criteriosa todas as etapas, valores gastos, o que fugiu do planejamento, contas que extrapolaram o orçamento, etc. Este documento será fundamental não somente para entender o que aconteceu, mas também na hora de se planejar o passo a passo dos próximos eventos.

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Publicado por Equipe AppTicket no dia 22 de Dezembro de 2020
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