Como organizar um evento beneficente - Ideias, dicas e como fazer!

Como organizar um evento beneficente de sucesso

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Com a popularização dos eventos, uma modalidade vem ganhando cada vez mais espaço no mercado e também na mídia: os eventos beneficentes. São momentos em que personalidades, influenciadores e mesmo o público em geral, todos se reúnem em prol de uma causa nobre. Já como organizador de eventos beneficentes, seja para organizar um jantar, chá, feijoada ou até mesmo um bingo para arrecadar fundos, você deve ter em mente que mesmo se tratando de um motivo especial, o trabalho deve ser encarado com a mesma seriedade e compromisso.

Organizar eventos beneficentes envolve muitos detalhes particulares, sendo o primeiro deles contar com uma equipe disposta a ajudar mesmo você disponibilizando uma verba mais curta ou mesmo nula. É importante contar com pessoas com experiência em promover eventos beneficentes com poucos recursos, buscar ideias de baixo custo, afinal o objetivo é arrecadar fundos e não investir grandes quantias de dinheiro fazer o evento. Confira nossas dicas para organizar um evento beneficente de sucesso!

Escolhendo um tema: exemplos e ideias de eventos beneficentes para arrecadar fundos

As melhores ideias de eventos beneficentes são aquelas atreladas a um tema impactante. Por isso, exemplos de eventos beneficentes que valem a pena serem mencionados aqui são aqueles com apelo popular, que as pessoas gostam.  Jantares, chás, feijoada, bingos, caminhadas, quermesses, corridas… Estas ideias são fortes para arrecadar fundos para instituições beneficentes.

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Planejamento do evento beneficente

Na hora de organizar seu evento beneficente, a antecedência é primordial, pois assim você sempre terá mais tempo para pensar em todos os detalhes do evento. Nesta linha, ter um cronograma de ações facilita muito para não perder o controle e para seguir etapa por evento no planejamento do evento beneficente. Calcule esta antecedência de acordo o tamanho do seu evento, isso porque eventos menores podem levar poucos meses (até três) para serem concluídos, enquanto eventos beneficentes maiores como shows com celebridades, podem levar até um ano de planejamento.

Aproveite para baixar grátis a planilha de planejamento de eventos.

Organizando o orçamento do evento beneficente

Um evento beneficente também envolve um orçamento claro e objetivos. Você como organizador de eventos deve saber todos os custos envolvidos para não estourar o caixa e ter dor de cabeça no futuro. Dos investimentos iniciais ao recebimento de verba de patrocinadores, passando pelo caixa construído com a venda de ingressos online,  ter o controle documental de tudo isso faz muita diferença. Parece complicado? Fique tranquilo! O AppTicket está ao seu lado e disponibiliza gratuitamente uma planilha de organização de orçamento completa para você usufruir do início ao final do seu evento.

Ainda neste cenário de poupar recursos, negocie parcerias para tornar o evento beneficente uma realidade. Fornecedores de alimentos, de cadeiras e mesas, artistas, estabelecimentos… Todos estes podem trocar seus serviços por espaços publicitários, como divulgação no site, folhetos, faixas, em chamadas no rádio e TV, ou mesmo no dia do evento.

Veja mais! 5 passos para tirar seu evento do papel

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DIVULGAÇÃO DO EVENTO BENEFICENTE

É fundamental divulgar da maneira correta seu evento beneficente, tanto para facilitar a busca por informações por parte do público, como na defesa de uma determinada causa. Por exemplo, se o evento é direcionado para levantar fundos para uma instituição de caridade, é fundamental que você informe qual instituição é, o que ela faz, quem é beneficiado e onde será investido o dinheiro arrecadado. Tudo isso, traz mais credibilidade e transparência ao evento. Muitas vezes a entidade já possui uma base de dados com as pessoas que já contribuem, e que devem também ser convidadas.

Uma dica legal para quem busca melhorar os resultados da divulgação do evento, é baixar grátis o eBook Como divulgar grátis seu evento e conquistar mais pessoas, lá você confere diversas dicas que vão fazer a diferença no seu evento beneficente.

Organizando a venda de convites para o evento beneficente

Via AppTicket você tem a disposição as melhores funcionalidades para criar um evento gratuito e divulgar todas as informações necessárias. Além disso, ao criar seu evento com a gente, o evento será divulgado também no aplicativo AppTicket para milhares de pessoas, facilitando assim o compartilhamento da mensagem com pessoas de outras cidades e estados. Também é bem simples e seguro vender ingressos online do evento para eventos de todos os tipos, como feijoadas, chás, noites de pizza, almoço e todo tipo de evento beneficente, facilitando ainda mais o controlar a entrada do público.

Ficou com alguma dúvida sobre como organizar seu evento beneficente? Veja o passo-a-passo para cadastrar o seu evento:

CONSIGA PATROCINADORES E APOIADORES

Mesmo se tratando de um evento beneficente, sempre existe algum tipo de custo para fazer o evento, seja com locação de estrutura, aluguel de espaço, taxas, equipamentos, membros da equipe, premiação e por aí vai. Você, como organizador, pode ter o dinheiro necessário para fazer tais investimentos, mas também pode ser preciso recorrer a patrocinadores e apoiadores para viabilizar o evento beneficente.

Fechar com patrocinadores dispostos a contribuir financeiramente para a causa defendida no evento beneficente é uma ótima alternativa para conseguir angariar mais recursos de uma só vez. Para tal, divida os espaços de patrocínio em cotas para que empresas de pequeno, médio e grande porte possam contribuir dentro de suas possibilidades. Lembre-se que para a marca este tipo de evento é uma excelente oportunidade para valorizar a própria imagem junto ao público, portanto vale a pena investir em tal estratégia e entrar em contato com o máximo de empresas possível ou até mesmo pessoas físicas que podem ser apoiadores com contribuições especiais.

Os patrocinadores também agregam muito valor indireto ao seu evento beneficente, isso porque os nomes de empresas e marcas chamam a atenção do público em torno da causa defendida. Com isso, a publicidade é turbinada naturalmente e todo mundo passará a olhar seu evento beneficente com outros olhos. Viu só como é uma ótima ideia contar com patrocinadores e apoiadores em seu evento beneficente? Para deixar tudo ainda melhor, confira um modelo de patrocínio de evento que o AppTicket desenvolveu.

Dica: Baixe grátis o modelo de pedido de patrocínio para evento

Modelo de pedido de patrocínio para eventos

Veja mais! Veja como achar patrocinadores para seu evento.

IDEIAS DE PARA ORGANIZAR UM EVENTO BENEFICENTE

Existem vários tipos de eventos beneficentes que você pode organizar para ajudar uma instituição de caridade ou uma determinada causa. Almoços beneficentes, chá beneficente, jantar beneficente, feijoada beneficente… Opção é o que não falta para arrecadar fundos e ajudar quem mais precisa. Outro detalhe importante, é que independente do tipo de evento, você pode criar um evento gratuito no AppTicket para divulgar todas as informações necessárias de doações e da  venda de tickets online para quem deseja participar do evento beneficente e o melhor, tem todas as funcionalidades de graça.

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Confira mais dicas sobre organização de eventos no Twitter do AppTicket ou em nossa fanpage.

Modelo de relatório pós-evento


Publicado por Equipe AppTicket no dia 06 de Outubro de 2017
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